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會議現場工作注意事項

                                               發布時間:2011-8-21 16:24:22 【 字體: 】 【共閱7159次】

1、 按時到位—所有參會人員必須在會議開始前一小時按時到位以保證工作順利進行;
2、 服裝—除一些小型會議或特殊說明的會議以及AV system (AV 系統組)、Exhibition Team(展示組)外,參加會務工作的人員一律著正裝;
3、 簽到—負責簽到的工作人員需協調好與客戶的關系,在沒得到客戶允許的情況下不能和來賓或記者交換名片,如有需要需在簽到處以外且客戶不在場的情況下進行;
4、 工作舉止—會議過程中所有工作人員在各自的崗位上應保持端正的站姿或坐姿,不能靠在墻上,不應該聚眾聊天給 來賓與客戶懶散的感覺,負責出入口的工作人員開關門時要注意不能出現特別大的聲音影響會議;
5、 接待來賓—對于來賓的詢問應正確使用禮貌用語,如: “您好!有什么需要幫忙的?”并耐心解答,如遇到無法解答的問題不能輕易說“不知道”,可以說“對不起!請您稍等我叫專業人員幫您解答?!被蚴撬擔骸罷飧鑫侍馇肽依?,我們會有專業人員為您解答”然后將來賓引導至相關客戶處讓客戶進行解答觀筑執行方案,
6、 休息—項目經理視現場需要安排工作人員輪流休息,休息時應該到不影響會議的休息區休息,同時工作人員休息時不能聚在一起打牌或遠離會場,在休息時間結束后準時替換其他人員;
7、 就餐—由項目經理安排工作人員就餐,工作人員在會議現場在未經允許的情況下不能使用會議現場為來賓準備的食品和茶歇,如需要飲水應該到不影響來賓的場所,就餐時應該到會場以外的場所,以不影響會場形象及衛生為準則;
8、 財務—現場發生費用一律從Finance & Support Team (財務及后勤保障組)支出,費用經手人員需提供發票或是收據,工作人員產生的交通費或是其它費用在會后由項目經理簽字認可后到公司財務報銷;
9、 保潔—工作人員有責任維護會場整潔,不能在會場內或客戶面前吸煙,如遇會場內有垃圾出現任何人都有責任第一時間找來清潔工打掃,如果找不到清潔工需自己動手;
10、 物品使用—對于現場使用的各類物品實行專人專管制度,所有物品與器材統一由后勤管理,使用時到后勤組領取并進行登記,若產生遺失或損壞由責任人負責修復或賠償。

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